Petit auto-diagnostic de sa copropriété

Votre copropriété ou celle d’un logement que vous lorgnez est-elle suffisamment bien gérée pour faire face à des imprévus ou des sinistres ? Certaines situations peuvent mal tourner en cas de mauvaises pratiques du syndicat de copropriété, d’autant plus qu’il faut se mettre au diapason de la loi 16, dont de nombreuses dispositions sont déjà en vigueur depuis le 10 janvier dernier. Bruno Bourdelin, avocat expert en la matière, nous propose de passer au crible des éléments qui peuvent constituer autant de lanternes rouges, aussi bien pour un copropriétaire que pour un acheteur éventuel.

cès-verbaux, indispensables

Lors des assemblées annuelles (en organisez-vous seulement ?), des procès-verbaux sont-ils rédigés par le secrétaire ? « Souvent, dans les petites copropriétés, on fait ça à la bonne franquette, mais on se rend compte qu’au fil des ans, on ne sait plus quelles décisions ont été prises, ni pourquoi », remarque M^e Bourdelin. En l’absence de procès-verbaux, un copropriétaire pourrait contester certaines décisions prises par le passé, ou un nouvel acheteur pourrait considérer que, en l’absence de ces consignations, certains vices non portés à sa connaissance lors de l’achat seraient cachés. Bref, cela peut donner à l’ouverture d’un bal de litiges.

Des avis de convocation conformes

Les avis de convocation pour les assemblées ont-ils été transmis, et ce, dans les délais prévus ? « [L’avis de convocation] doit inclure différents documents, comme l’ordre du jour, le budget, les états financiers ou un projet de règlement, s’il y a lieu », précise M^e Bourdelin. Négliger ces envois pourrait aussi aboutir à des disputes avec des copropriétaires, des contestations des décisions prises par l’assemblée et créer des blocages financiers.

Les procès-verbaux, bis repetita

Tout comme pour les assemblées, il est impératif de rédiger des procès-verbaux pour les réunions du conseil d’administration. La loi 16 vient d’ailleurs mieux encadrer cette pratique, puisque le syndicat a désormais l’obligation de produire ces procès-verbaux dans les 30 jours suivant toute décision du conseil d’administration, et un copropriétaire dispose de 90 jours pour contester une décision prise dans ce cadre.

Avoir un bon plan

Le registre de copropriété contient-il tous les documents requis, et ceux-ci sont-ils complets et à jour ? Bruno Bourdelin pointe particulièrement les plans et devis de l’immeuble, précieux pour la résolution des vices ou l’intervention d’un expert. Aussi, il faut distinguer les plans pour construction et ceux pour permis ainsi que les plans tels que construits. « C’est un peu la différence entre la théorie et la pratique. » Dès la remise de l’administration par le promoteur aux copropriétaires, les nouveaux administrateurs devraient s’assurer que l’ensemble des documents du registre sont présents. La loi 16 permet aussi aux syndicats d’obtenir dorénavant ces plans directement auprès des architectes et ingénieurs du projet.

N’oubliez pas de vous enregistrer

« Le syndicat étant une personne morale, il faut immatriculer le syndicat au registraire des entreprises. On constate parfois que cela n’a jamais été mis à jour », note Bruno Bourdelin. Le syndicat doit s’immatriculer dans les 60 jours suivant la date d’enregistrement de la déclaration de copropriété, précise le site du gouvernement du Québec. Cette inscription peut se réaliser en ligne. Elle doit ensuite être faite annuellement.

Surveiller le fonds de prévoyance

Les obligations financières, comme la contribution au fonds de prévoyance ou la constitution du budget, sont-elles respectées ? La loi 16 prévoit l’entrée en vigueur prochaine de l’obligation de préparer une étude du fonds de prévoyance, qui servira de référence pour fixer le montant de la contribution. « Quand cette obligation entrera en vigueur, les syndicats auront 10 ans pour constituer leur fonds de prévoyance », indique l’avocat du cabinet De Grandpré Joli-Coeur.

S’assurer d’avoir une autoassurance

Autre obligation imminente, celle de la constitution d’un fonds d’autoassurance, qui vise à couvrir l’équivalent d’une franchise d’assurance. « L’esprit, c’est d’éviter, par exemple dans le cas d’un dégât d’eau, que le syndicat se retrouve à prélever une cotisation spéciale des copropriétaires pour pouvoir réaliser les réparations nécessaires. Il doit pouvoir agir en urgence », souligne l’expert. Il est aussi judicieux de vérifier l’historique de sinistres dans l’immeuble, ainsi que ce qui a été accompli par le syndicat afin d’en limiter la résurgence : installation de systèmes de détection des fuites ou adoption de règlements en la matière, par exemple.

Un webinaire animé par M^e Bourdelin sur le sujet de la copropriété en santé sera bientôt diffusé sur le site du Regroupement des Gestionnaires et Copropriétaires du Québec. Par ailleurs, un petit questionnaire d’auto-diagnostic y est disponible.